Loonadministratie zelf doen of toch uitbesteden?

Maandelijks komen alle handelingen op het gebied van loonadministratie weer terug op de agenda van de salarisadministrateur. Het zijn geen klusjes die tussendoor gedaan kunnen worden, want alles moet correct en volgens schema worden afgerond. Twijfel je over het zelf uitvoeren van de loonverwerking of het uitbesteden aan een betrouwbare partner? De voordelen van zelf doen versus uitbesteden worden in dit artikel besproken.

Wat zijn de voordelen van outsourcing?

1. Je kunt veel tijd besparen door dat je niet elke maand (dubbele) gegevens hoeft in te voeren. Als gevolg hiervan kun je als HR-manager, -medewerker of ondernemer meer tijd besteden aan jouw primaire activiteiten: het runnen van de organisatie of het omgaan met werknemers.

2. Je kunt profiteren van de vaardigheden en kennis van een partner. Als je zelf de loonverwerking doet, moet je altijd op de hoogte zijn van de voortdurend veranderende en soms lastige wet- en regelgeving. Als jouw bedrijf geen interne salarisexpertise heeft, kun je de salarisadministratie uitbesteden en erop vertrouwen dat dit correct wordt gedaan.

3. Je vertrouwt op de kennis van een salarispartner, maar legt ook de verantwoordelijkheid daar neer. Als jouw loonadministratie niet op orde is door ontbrekende kennis, riskeer je een boete van de Belastingdienst. Wanneer werk wordt uitbesteed aan een derde partij, nemen deze risico’s af. Desalniettemin is het van cruciaal belang dat je een goede verstandhouding hebt met de partij die de taak voor jou uitvoert.

Ga je het toch zelf uitvoeren?

Je kunt ervoor kiezen om de loonadministratie uit te besteden of zelf te beheren. Je moet de juiste vaardigheden, expertise en kennis in huis hebben om te zorgen dat je aan alle wet- en regelgeving kunt voldoen. Wil je ervoor zorgen dat de loonverwerking goed verloop, dan heb je goede loon software nodig.

Jouw HR-beleid en loonadministratie kunnen gestroomlijnd worden met het juiste softwarepakket, zodat je meer tijd hebt om je te concentreren op andere HR-gerelateerde activiteiten. Een HRM-partner beschikt over jarenlange expertise en kennis en wat dus precies wat jij als HR-manager of -medewerker nodig hebt. Je kunt denken aan handige koppelingen met bijvoorbeeld financiële pakketten, tijdregistratiesystemen of een klokregistratiesysteem.

Ook kun je met ESS (Employee Self Service) en MSS (Manager Self Service) taken geven aan medewerkers en leidinggevenden, zoals het invullen van urenstaten, het indienen van verlofdagen en declaraties, het maken van planningen en het genereren van hulpvolle rapportages. Met deze functies bespaar je tijd en geef je het personeel meer verantwoordelijkheden als ondernemer of HR-manager.

Kies een betrouwbare partner met ervaring

Als je een ervaren partner inhuurt, kun je rekenen op efficiënte software en behulpzame begeleiding. Hun kennis is verweven in het systeem, dat is ontworpen om je te helpen bij het efficiënt, gemakkelijk en snel uitvoeren van alle loonadministratietaken.

Meestal kun je naast de salaris software om de loonadministratie zelf te doen ook terecht bij een partner voor uitbesteding van de loonadministratie. Een adviseur kan de loonadministratie vanuit zijn eigen kantoor doen, maar ook op locatie binnen jouw organisatie werken. Je kunt in elk scenario vertrouwen op jarenlange expertise en ervaren specialisten.